Reserveren - waar moet je rekening mee houden?

Hoe werkt het met opties? Wanneer kun je een factuur verwachten en hoe zit het bijvoorbeeld met annuleren?
Hier vertellen we je er meer over.
Onze Algemene voorwaarden vertellen je precies hoe het zit… lees deze dus vooral even door als je meer wilt weten.

Een optie nemen - hoe werkt het?

Wat is een optie?
Met een optie houden we de plek waarin je geïnteresseerd bent een tijdje voor je vrij. De gegevens van je offerte staan dan vermeld in onze planning.

Je zit nog nergens aan vast en kunt ons op ieder moment laten weten dat je er toch liever vanaf ziet. Geen probleem.

Wanneer vervalt een optie?
Als je de optie niet omzet in een reservering (daarvoor kun je contact met ons opnemen), vervalt een optie op een gegeven moment vanzelf:
• een optie vervalt na 2 maanden als je bijeenkomst gepland staat op langere termijn (minimaal 3 maanden vanaf het moment dat de optie ingaat) – we sturen je tegen die tijd voor de zekerheid een berichtje om te checken of je nog geïnteresseerd bent. 
• een optie vervalt 1 maand voor een bijeenkomst die je binnen 3 maanden wilt plannen. Ook dan sturen we je van tevoren nog even een herinnering. 
• een optie vervalt na 1 week als je bijeenkomst binnen een maand gepland staat – we sturen je geen herinnering, omdat je best snel moet beslissen en deze herinnering daarom waarschijnlijk niet nodig is.

Soms komt het voor dat iemand ook geïnterreseerd is in jouw optie
Mocht dit het geval zijn (iemand anders heeft interesse in dezelfde plek, op dezelfde dag(en)) dan nemen we contact met je op om te vragen of je nog interesse hebt. Je hebt dan een week de tijd om te beslissen of je van deze optie een reservering wilt maken of er toch liever vanaf ziet. 

 

Wat te doen als je wilt annuleren?

Komt er iets tussen en kan je bijeenkomst niet doorgaan? Laat het ons zo snel mogelijk weten – hoe eerder je ons op de hoogte stelt, hoe minder kosten er voor jou aan verbonden zijn.

Het annuleringsbedrag wordt steeds berekend over de kosten over alle diensten die je af wilde nemen.

Annulering van meerdaagsen en (grotere) evenementen
• tot 16 weken voor je bijeenkomst: 25% van deze kosten
• binnen 8 weken tot 4 weken voor je bijeenkomst: 75% van deze kosten
• korter dan 4 weken voor je bijeenkomst: 100% van deze kosten

Annulering van alle overige bijeenkomsten
• tot 24 weken voor je bijeenkomst: 10% van deze kosten
• binnen 24 weken tot 16 weken voor je bijeenkomst: 25% van deze kosten
• binnen 16 weken tot 8 weken voor je bijeenkomst: 50% van deze kosten
• binnen 8 weken tot 4 weken voor je bijeenkomst: 75% van deze kosten
• korter dan 4 weken voor je bijeenkomst: 100% van deze kosten

Annulering van eten, drinken, workshops en andere activiteiten
• tot 4 weken voor je bijeenkomst: geen kosten bij annuleren
• tussen 4 weken en 1 week voor je bijeenkomst: 30% van deze kosten
• binnen 1 week voor je bijeenkomst: 100% van deze kosten

Doen er toch minder deelnemers mee?
• tot 4 dagen voor je bijeenkomst kun je dit nog aan ons doorgeven. We hebben dan nog een beetje speling: 2 deelnemers meer of minder regelen we dan graag nog voor je. We informeren hier altijd naar als we (circa 2 weken voor je bijeenkomst) de laatste details met je doornemen. Daarover ontvang je van ons vanzelf een mail.
• korter dan 4 dagen voor je bijeenkomst kunnen we geen deelnemers meer voor je in mindering brengen op de factuur.
• als we een minimaal aantal deelnemers met je hebben afgesproken, kunnen we geen deelnemers in mindering brengen op je factuur.

Hoe loopt de betaling?

Je ontvangt de factuur na je bijeenkomst achteraf
Deze eindfactuur ontvang je vanzelf via de mail. Ook als je extra kosten hebt gemaakt, vind je deze hierop terug – zoals bijvoorbeeld nootjes en frisdrank.

Wanneer vragen we een aanbetaling?
Als je een meerdaagse organiseert of een bijeenkomst met een overnachting vragen we je om een aanbetaling. Ook voor grotere evenementen werken we met een aanbetaling. Deze bedraagt 25% van het offertebedrag en sturen we toe zodra je reservering bij ons in de planning staat.

Je kunt de factuur online voldoen (we sturen je een handige link mee) of je eigen betalingssysteem gebruiken.

Nog meer details vind je in onze Algemene Voorwaarden

In onze Algemene Voorwaarden kun je ook nog andere details rondom onze afspraken teruglezen. Hier nog een paar voorbeelden!

Code Rood
We hebben het inmiddels een paar keer bij de hand gehad, zoals bijvoorbeeld tijdens de fikse stormen. Als het code rood is, is het echt niet veilig in het bos, dus ook niet op De Hoorneboeg. We nemen zo snel mogelijk contact met je op als het erop lijkt dat dit gebeurt. Als je al op De Hoorneboeg bent, kun je echt niet blijven.

Mag je hond mee?
Nee, helaas! Sommige mensen zijn allergisch, dus dat zou niet fijn zijn voor andere deelnemers – ook in de dagen nadat een hond binnen is geweest.

Binnen mag je niet roken
Niet heel opzienbarend natuurlijk – daar is iedereen inmiddels al wel aan gewend, denken we?

Aansprakelijkheid
Gaat er iets kapot of raakt iets verloren? Ook hierover lees je alles terug in onze Algemene Voorwaarden.