VACATURE: OFFICE MANAGER
Samen met anderen maakt De Hoorneboeg de wereld graag een stuk mooier door mensen te verbinden met zichzelf, met anderen en met de natuur. Vanuit deze verbinding ontstaat veelal iets nieuws, iets duurzaams, iets dat een positieve verandering in gang zet.
Op 13 hectare natuur, met historische gebouwen, vruchtbare tuinen en een bloeiend netwerk van bezoekers en partners, wordt hier het hele jaar door invulling gegeven aan programma’s en bijeenkomsten rondom natuur, mentaal welzijn, diversiteit en nieuw leiderschap.
Office Manager (Medewerker Organisatie & Ondersteuning)
Locatie: De Hoorneboeg, Hilversum
Uren: 32 uur, verdeeld over 5 middagen
Om onze organisatie achter de schermen soepel te laten verlopen, zoeken we een Office Manager (Medewerker Organisatie & Ondersteuning): de organisatorische spil van De Hoorneboeg. Een collega die energie krijgt van organiseren, structuur aanbrengen en het ontzorgen van collega’s. Je werkt zorgvuldig, houdt overzicht, schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende werkzaamheden en gastvrijheid is voor jou vanzelfsprekend.
Wie zijn wij?
De Hoorneboeg is een bijzondere buitenplaats, gelegen op een 13 hectare groot natuurgebied aan de zuidrand van Hilversum. Het is een plek voor rust, reflectie en persoonlijke ontwikkeling, waar mensen en organisaties bijeenkomen om stil te staan, vooruit te kijken en geïnspireerd te worden. Dagelijks vinden hier retraites, workshops, lezingen en evenementen plaats die bijdragen aan een bewustere, meer verbonden en duurzame samenleving.
Wij huisvesten een breed scala aan activiteiten: van verhuur van unieke locaties tot een eigen programmering, van een restaurant tot samenwerkingen met vrijwilligers, bewoners en maatschappelijke initiatieven. Als stichting heeft De Hoorneboeg geen winstdoelstelling, maar werkt ze vanuit een duidelijke maatschappelijke missie.
Bij De Hoorneboeg werken we met een betrokken team dat met grote zorg en precisie vormgeeft aan de beleving van de gasten en de ontwikkeling van het landgoed. Het is een omgeving waar veel ruimte is voor initiatief, maar ook voor hard werken en eigenaarschap.
Wat ga je doen?
Als Office Manager zorg je ervoor dat de dagelijkse interne organisatie soepel verloopt. Je ondersteunt de directeur, Raad van Toezicht en collega’s bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je brengt structuur aan, houdt overzicht en weet ook wanneer er veel tegelijk speelt de juiste prioriteiten te stellen. Het is een brede en afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is: het ene moment ontvang je gasten, het andere moment organiseer je een interne bijeenkomst of ondersteun je bij een organisatiebreed project.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Ondersteunen van de directeur en Raad van Toezicht bij administratieve en organisatorische werkzaamheden waaronder agendabeheer.
- Plannen en (mede) organiseren van interne overleggen, trainingen of teamdagen.
- Gastvrij ontvangen van gasten, bezoekers en leveranciers; beantwoorden van praktische (telefonische) vragen, signaleren wat zij nodig hebben en waar nodig doorverwijzen naar de juiste collega of locatie op het landgoed.
- Zorgdragen voor een representatieve en gastvrije ontvangstomgeving.
- Coördineren van organisatiebrede projecten en het bewaken van afspraken, acties en praktische deadlines.
- Zorgdragen voor een overzichtelijke administratie en documentatie.
- Verwerken van de laatste wijzigingen van klanten in onze systemen, zodat alle informatie actueel is en de facturatie correct kan plaatsvinden.
- Ondersteunen van HR bij werving en selectie, waaronder het beheren van de sollicitatiemailbox en het plannen van gesprekken.
- Zorgen voor een goede overdracht van informatie en openstaande acties naar collega’s.
- Signaleren van knelpunten en verbetermogelijkheden en bijdragen aan heldere interne communicatie en praktische werkafspraken.
Wie zoeken we?
Je bent iemand die voldoening haalt uit een goed georganiseerde werkdag. Je ziet wat er nodig is voordat iemand erom vraagt en vindt het vanzelfsprekend om collega’s te ondersteunen. Tegelijkertijd werk je zelfstandig, neem je verantwoordelijkheid en houd je overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt.
Daarnaast herken je jezelf in het volgende:
- Je werkt en denkt op hbo-niveau
- Je hebt ervaring in een administratieve, organisatorische of office ondersteunende functie.
- Je bent organisatorisch sterk, kunt goed plannen, stelt gemakkelijk prioriteiten en houdt overzicht.
- Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
- Je bent praktisch ingesteld en in staat om te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten.
- Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid, maar doet dat altijd in verbinding met anderen.
- Je bent gastvrij, servicegericht en communiceert helder met collega’s, gasten en leveranciers.
- Je bent digitaal vaardig en leert snel werken met nieuwe systemen.
- Je voelt je thuis in een organisatie waar zingeving, natuur en duurzaamheid centraal staan.
Praktisch:
- Je bent beschikbaar voor 32 uur per week, verdeeld over 5 middagen.
- Je werkt in principe van 11.00 tot 18.00 uur.
- Enkele weken per jaar ben je flexibel inzetbaar om in de ochtend te werken, bijvoorbeeld tijdens vakantieperiodes of rondom evenementen.
Wat bieden wij jou?
- Een betekenisvolle en veelzijdige rol in een organisatie die werkt aan bewustwording en maatschappelijke verandering.
- Een prachtige werkplek op een buitengewone locatie midden in de natuur.
- Een klein, betrokken en warm team waarin samenwerken en leren centraal staan.
- Veel ruimte om mee te bouwen aan de verdere professionalisering van De Hoorneboeg.
- Een salaris tussen € 3.300 en € 3.600 bruto per maand op fulltimebasis, afhankelijk van kennis en ervaring.
Interesse?
Stuur uiterlijk 25 augustus 2026 je CV en een korte motivatie in de vorm die jij prettig vindt (tekst, audio of video) naar werkenbij@dehoorneboeg.nl, t.a.v. Willemijn van Dijk. Belangrijk is dat jij je op een authentieke manier aan ons voorstelt. Heb je vragen? Stel ze gerust via hetzelfde adres.
Als organisatie voelt De Hoorneboeg een duidelijke verantwoordelijkheid om verschillende stemmen, achtergronden en perspectieven samen te brengen. We willen een omgeving scheppen waarin iedereen zich welkom en gezien voelt en waar ruimte is om jezelf te laten zien en te ontwikkelen.
